マルチタスクを上手に捌くために「TODOリスト」と「NOT-TODOリスト」を活用する

僕はマルチタスクがとても苦手です。

メインプロジェクトに加えて発生した案件の見積もり、別ブロジェクトのヘルプ、
過去案件のお客様対応、社内作業、その他個人的な雑用 etc…

作業ボリュームの大小はあれど常時2~3のタスクを抱えていて、
一点集中型の僕としてはとても効率がわるい状態です。

とはいえ、
業務では年次が上がれば自然と掛け持ちプロジェクトが多くなるのも当然なので、
ここで簡単に弱音を吐くわけにはいきません。

マルチタスク下において一番発生しやすいのがタスクの漏れです。
これは特に優先度が低かったりコミュニケーションコストが比較的高いタスクで起こりがちです。

  • 期限が決まっていないので着手できない
  • 期限が結構先なのでとりあえずは未着手
  • 期限は決まってるけど仕様変更が頻繁に起こるので確定するまで着手しない
  • 確認や承認に時間と手間がかかるのでタスクがたまるまで着手しない
  • 誰マターか曖昧になりそのままブラックホールへ

などなど……

脱・凡庸のために…

まずは準備として、
プロジェクトごとにTODOリスト・NOT-TODOリストを作成してタスクを洗い出す。
(この2種類のリストを足すと全てのタスクになり漏れを無くす)

そしてPDCAを回す。

Plan:WBSを作ってTODOリストを時間軸に配置する。
Do:WBSにしたがってタスクを消化する。
Check:1週間単位ぐらいで進捗や期限などを考慮しTODO ⇔ NOT-TODOを見直す。
Action:次週の作業の計画を立てる。

といったところですね。

結構基本的なことなのですが、日々の仕事に忙殺 or 慣れるとおろそかになりがちな部分でもあります。

あとはこれをプロジェクトメンバー間で可視化すれば少なくとも、
作業内容と進捗の共有になり、報告が楽になりますね。

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